Планово-экономический отдел

Вопрос: Добрый вечер! Хорошо что такой сайт существует, хотелось бы и мне с вами проконсультироваться. Я недавно устроилась работать экономистом в ТОО, которое занимается закупом и реализацией лома черных металлов. Директор поставил задачу проанализировать затраты. Проблема состоит в том, что главный бухгалтер не может предоставить мне фактические цифры (или не хочет), т.к. учет в 1С у них не ведется, а на бумагах вечная корректировка (в общем полный хаос). Как же мне правильно тогда построить свою работу и собрать достоверные данные? Заранее огромное спасибо! Татьяна

Ответ: Добрый день Татьяна.

На основании одного вопроса, без детального описания ситуации, сложно дать конкретные рекомендации, которые можно применить в Вашей ситуации. Поэтому могу посоветовать только исходя из общего понимания и предположений. И так мои советы будут заключаться в следующем:

1. Начать формировать отчет о фактическом движении денежных средств (ДДС). С технической точки зрения это самый простой шаг. Оплата денежных средств происходит либо по кассе предприятия, либо через расчетные счета. Необходимо организовать, чтобы Вам ежедневно поступали полные данные о расхода и доходах по кассе и расчетным счетам. Очень важно убедить директора, что Вам необходима вся эта информация. В том числе и та информация, которая является неофициальной. Без нее не будет полной картины. Все доходы и расходы необходимо сгруппировать по статьям. И этот отчет ежедневно предоставлять директору, что бы он видел текущее положение дел. В формировании отчетов большую пользу окажет Excel.
2. После того, как будет набрана определенная статистика по расходам и доходам, можно приступать к планированию ДДС. Сначала самой создать план, а потом по мере развития привлекать к его созданию и утверждению других специалистов (структурные подразделения). Для планирования могут помочь формы бюджетных заявок. План необходимо сравнивать с фактом, анализировать, искать причины отклонений.
3. Разобраться с системой ценообразования на предприятии. Изучить основных поставщиков и покупателей, посмотреть по каким ценам ведется закуп, каким образом формируется цена. Вся эта информация необходима, чтобы начать рассчитывать маржинальный доход от деятельности. Думаю здесь Вам поможет отчет, который называется Движение товаров по складам.
4. Разобраться с тем, как движутся ТМЦ на Вашем предприятия, какие отчеты формируются и как их можно использовать. Например, это движение ТМЦ идет покупателю, соответственно это реализации, а это например, движение — поступление ТМЦ от поставщиков, для дальнейшей перепродажи, соответственно здесь надо посмотреть на входную цену и т. п.
5. Используя информацию из предыдущих пунктов начать формировать фактический Бюджет Доходов и Расходов (БДР). А в последствии начать формировать и план БДР.

И самое главное!! От каждого отчета, действия должна быть конкретная польза для предприятия. И эту пользу необходимо доносить до директора. Тогда в его лице Вы получите очень большую поддержку. Роман.